CARA KERJA SEKRETARIS

• EFISIEN DAN EFEKTIF

Biasanya istilah efisien (efisiensi) dan efektivitas) sering tertukar, sehingga sering kali orang tidak dapat membedakannya lagi.Untuk itu marilah kita jelaskan pengertian tersebut,kita lihat 2 contoh kalimat berikut :

1.  Membunuh nyamuk dengan bom
2. Menebang pohon dengan silet

Kalimat pertama menunjukan suatu perbuatan yang efektif tetapi tidak efisien , karena :

• Nyamuknya berhasil dibunuh ; hal ini berarti sasaran tercapai (efektif)
• Dibutuhkan biaya yang besar untuk membeli bom ; hal ini menunjukan bahwa perbuatan tersebut tidak efisien.

Kalimat kedua memiliki arti yang lebih sulit, karena pada awalnya diharapkan terjadi efisiensi(dari segi biaya),yaitu tanpa membeli peralatan tambahan,seperti gergaji,dan hanya menggunakan silet (mungkin bekas potong kumis) , tetapi sasaran tidak tercapai,karena dengan menggunakan silet sulit sekali untuk menebang pohon.jadi untuk menebang pohon dibutuhkan waktu yang lama. hal ini berarti tidak efisien dari segi waktu,.jadi perubahan dalam kalimat kedua ini tidak efisien dan juga tidak efektif.
Jadi dari kedua contoh kalimat diatas jelas dapat disimpulkan bahwa :

• Efektif berarti tepat sasaran,sasaran yang diinginkan dapat terwujud(tercapai)
• Efisien berarti tepat guna, yaitu bagaimana kita mengunakan berbagai sumber daya yang ada dengan baik sehingga akan memberikan hasil.dalam pengertian lain,efisiensi juga dapat memiliki arti penghematan.

 Pengertian lain dari efektif dan efisiensi adalah sbg :

• Efisiensi berarti mengerjakan sesuatu dengan baik/tepat (do the things right)

Efektif berarti mengerjakan sesuatu yang tepat (do the right things)Dalam bahasa Indonesia saat ini terdapat dua istilah baru yaitu :

• Mangkus berarti Efektif
• Sankil Berarti Efisien.

Jadi bila efisien berkaitan dengan sumber daya input, maka efektif berkaitan dengan hasil yang dicapai.

BEKERJA SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN

Setelah memahami pengertian efisiansi dan efektivitas,seorang sekretaris perlu menerapkannya dalam bekerja.sekretaris harus bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas.seseorang yang bekerja secara efisien akan mencari cara yang :

1.  Terhemat : Menyangkut pemakaian biaya , bahan
2.  Tercepat  : Menyangkut Waktu
3.  Termudah : Menyangkut Cara kerja
4.  Teringan   : Menyangkut Tenaga
5.  Tersingkat : Menyangkut Jarak .

Sekretaris handal akan mampu meningkatkan kecepatannya bekerja,artinya bekerja dalam waktu yang singkat sekaligus tetap menjaga mutu pekerjaan yang baik.